Der Unternehmensalltag erfordert viel Abstimmung und sicheren bilateralen Fluss von Informationen zwischen verschiedenen Teammitgliedern in unterschiedlichen hierarchischen Ebenen. Je größer eine Organisation im Sinne der Anzahl der Mitarbeiter wird, umso mehr steigt die Komplexität und das Volumen bei diesem Bedarf.
Die Erarbeitung und Entwicklung einer Regelkommunikation, in der die Arten von Meetings, Besprechungen, Informationen und Kommunikationsprozesse detailliert festgelegt werden bannt das Risiko von unnötigen Sitzungen, endlosen Besprechungen, mangelhafte Entscheidungsgewalt, Unsicherheiten, Frustration und Demotivation.
Klar definierte Kommunikationsprozesse mit eindeutigen Verantwortlichkeiten, festgelegten Teilnehmerkreisen, Themen, Inhalte, Intervallen, Zeitpunkten, Dauern, strukturierten, dokumentierten Protokollierungen und andere wichtige Details führen zu einer effizienteren Arbeitsumgebung.